Wideokonferencje są rozwiązaniem pośrednim pomiędzy wspólnym spotkaniem wszystkich stron w jednym miejscu i czasie a telekonferencją czyli rozmową wielu osób za pośrednictwem telefonów. Wiedokonferencje umożliwiają znaczne podniesienie efektywności komunikacji w porównaniu z rozmową telefoniczną. Dzieje się tak dzięki temu, że:

• Komunikacja jest szybsza
• Rozmówcy lepiej się rozumieją
• Unika się błędów w zrozumieniu

Dodatkową zaletą zastosowania wideokonferencji jest:

• Ograniczenie kosztów podróży służbowych i delegacji
• Efektywniejsze wykorzystanie czasu wysoko opłacanych specjalistów i menedżerów
• Możliwość natychmiastowej reakcji w sytuacjach kryzysowych
• Poprawienie komunikacji w rozproszonych geograficznie zespołach roboczych